Parmi leurs missions, les SIAO doivent constituer des plateformes départementales d’observation des besoins. Véritable enjeu de la Refondation, l’observation sociale doit contribuer à la connaissance précise et actualisée des besoins des personnes en situation de précarité et permettre de questionner l’efficacité des réponses qui leur sont apportées.
Les informations recueillies par le SIAO doivent fournir des indicateurs objectifs, indispensables pour ajuster les pratiques et les dispositifs, et garantir l’adaptation de la programmation territoriale (PDAHI, PDALPD…).

Les attentes en matière d’observation sont fortes au niveau du SIAO.
Pour être en capacité de réaliser une observation de qualité, le SIAO doit faire face à plusieurs défis de taille :
la connaissance de l’intégralité de l’offre et de la demande sur son territoire, la disposition d’outils et de moyens suffisants pour conduire sa mission d’observation.

 

Une mission d’observation qui s’appuie sur des systèmes d’information

« Le SIAO contribuera enfin à la mise en place d’observatoires locaux, nécessaires pour ajuster au fil du temps l’offre aux besoins. »
Pour permettre cette observation, la circulaire du 8 avril 2010 indique la mise en place d’un système d’information pour équiper les SIAO, permettant à terme la gestion des places et le suivi du parcours individualisé.
Dans l’attente du Système d’Information (« S.I. »), la circulaire du 7 juillet 2010, annonce le développement d’un outil de gestion des demandes doublé d’un dispositif organisationnel de recensement de l’offre. La solution proposée n’est pas obligatoire. Ainsi, chaque porteur de SIAO qui dispose de ses propres outils, peut continuer à les utiliser.
Les outils doivent cependant présenter des fonctionnalités similaires permettant la connaissance des demandes et de l’offre disponible afin de réaliser la meilleure orientation possible.

La circulaire définit  aussi des indicateurs  statistiques pour organiser l’observation :
« Ceux-ci devront être suivis par les SIAO et transmis aux services de l’Etat de façon hebdomadaire. Ces indicateurs relèvent de l’urgence et de l’insertion ». (Annexe II de la circulaire du 8 avril 2010)

 

Une convergence des logiciels annoncée

La Circulaire du 29 mars 2012, constate le manque d’effectivité de la mission d’observation des SIAO sur de nombreux territoires, notamment lié au manque d’outillage des acteurs.
Depuis plusieurs mois, des logiciels hétérogènes coexistent pour enregistrer l’activité du SIAO :
le « S.I. » SIAO développé par la DGCS, ProGdis, 115/SIAO développé par la FNARS en accord avec la DGCS, le 4D de Paxtel et quelques logiciels locaux.
Cette hétérogénéité crée une difficulté pour l’analyse des données, une concurrence entre les logiciels et un manque général de cohérence.

Pour répondre à ces difficultés, la circulaire annonce une convergence des logiciels :

« Une démarche de convergence entre les différents systèmes d’information (« S.I. ») utilisés par les SIAO vers un S.I. unique est maintenant actée ».

« Cet outil unique, développé  à partir du « S.I. » SIAO, qui garantira à terme l’homogénéité des données saisies, facilitera la gestion interdépartementale des demandes, limitera les doublons et enfin autorisera la mise en place d’interfaces avec les applications des structures d’hébergement et de logement accompagné dont l’absence handicape aujourd’hui l’utilisation du logiciel du SIAO par ces structures.
Dans cette perspective, il convient d’inviter les SIAO n’ayant pas encore opté pour un logiciel, à utiliser le « S.I. » SIAO.
Par ailleurs, la DGCS continuera d’organiser des sessions de formation à l’utilisation du « S.I. » SIAO, et proposera pour l’ensemble des utilisateurs, un accompagnement  par un prestataire pour la prise en main de l’outil informatique  et du développement du logiciel. »
Circulaire du 29 mars 2012

 

La réalisation de cette mission nécessite pour être pleinement efficiente à la fois des outils performants, des moyens et une formation des acteurs – trois conditions qui font défaut aujourd’hui.
La montée en charge de systèmes d’information  adaptés aux besoins et aux contraintes des structures est donc déterminante. Il s’agit aussi de clarifier la mission d’observation du SIAO, de définir collectivement les indicateurs d’observation et surtout de favoriser la formation des différents acteurs.

Des indicateurs statistiques  communs pour alimenter  une base de données d’observation sociale : la BDOS.

Un groupe de travail piloté par l’ONPES a défini en 2011 un socle d’indicateurs statistiques qui devront alimenter la base de données d’observation sociale (BDOS).
La BDOS a pour objectif de produire des éléments de connaissance sur l’activité des SIAO, les publics et leurs parcours. La BDOS compilera les données des différents logiciels pour produire des indicateurs déclinés au niveau local, départemental, régional et national.
Les données brutes seront anonymisées et la BDOS ne donnera accès qu’à des données statistiques compilées.
Ces données seront accessibles aux opérateurs et à l’Etat. Afin de garantir ces conditions, la DREES sera en charge du pilotage d’un comité éthique sur la question.

Les indicateurs de la BDOS seront définis par personne et par ménage puis ils seront déclinés selon :

le type de demande (urgence, insertion),

la composition du ménage (seul, en couple…),

la situation au regard du logement au moment de la demande (hébergé chez un tiers, locataire, à la rue…),

la situation sociale initiale (éligibilité acquise au DAHO, femme victime de violence),

le type de place proposée (urgence, stabilisation, insertion, logement).

 

Les pratiques de SIAO pour définir une observation harmonisée :
Plusieurs régions (Bretagne, Pays de la Loire, Aquitaine, Île-de-France) ont d’ores et déjà mis en place des groupes de travail avec les SIAO pour définir les modalités de mise en œuvre d’une observation régionale en s’accordant sur les informations disponibles, sur la manière commune de recueillir les informations, et sur la détermination d’indicateurs statistiques.
Cette observation est encore au stade de la maturation car la collecte des données n’est pas sans difficulté. Pour la détermination d’indicateurs statistiques, il faudra prendre en considération les indicateurs définis dans le cadre de la BDOS.

Le choix d’équipement laissé aux SIAO a amené la coexistence de plusieurs logiciels présentant des fonctionnalités diverses d’enregistrement. Cette situation a rendu délicate l’incrémentation de la base de données nationale.
La convergence des outils vers un logiciel unique, préconisé par l’IGAS dans son rapport d’évaluation de février 2012, a été retenue dans la circulaire de mars 2012. L’objectif est de mettre en place un outil informatique unique garant de la cohérence de l’observation entre les départements et les régions.

Le projet de convergence des logiciels, piloté par la DGCS, concerne tous les logiciels existants. Il a pour objectif de proposer aux opérateurs SIAO, à l’horizon 2013, un outil unique optimisé et permettant de réaliser une observation sociale satisfaisante.
Pour que la convergence soit efficiente, il semble essentiel de :

préserver des fonctionnalités, de façon à ce que le rapprochement des outils ne conduise pas les acteurs à devoir se former à nouveau ;

récupérer toutes les données déjà saisies ;

accompagner les acteurs pendant la phase transitoire et par la suite ;

respecter les règles de sécurité et des principes éthiques.

 

Un accompagnement  des acteurs à l’observation sociale

L’appropriation d’un nouvel outil informatique n’est pas sans difficulté.
Elle nécessite une formation des utilisateurs à :

L’utilisation de l’outil informatique,

L’exploitation des données statistiques,

La qualité des informations saisies pour produire des données strictement nécessaires à l’observation et non préjudiciables pour les personnes.

 

Les informations saisies doivent respecter les règles de sécurité et de déontologie, encadrées par la CNIL.
Avec la mise en place des SIAO, le secteur a pris conscience du nécessaire encadrement du recueil et de l’analyse des données.
Si les associations ne sont pas hostiles à la mise en place d’un système d’information permettant d’améliorer la prise en charge des personnes et les conditions d’observation du secteur, elles affirment la nécessité de :

protéger les données personnelles,

respecter les personnes,

définir les conditions de partage et de conservation des données (selon les types d’information, le profil des utilisateurs et entre SIAO).

 

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés est particulièrement sensible à plusieurs éléments :

le « principe de proportionnalité » : toutes les informations demandées doivent avoir une utilité pour la prise en charge des personnes,

le droit des personnes : respect de l’inconditionnalité de l’accueil, le droit à l’information, à l’opposition,

à la rectification et à la suppression,

la sécurisation des informations.

Les informations saisies par les SIAO étant des informations à caractère personnel, chaque logiciel doit faire l’objet d’une autorisation de la CNIL et le prestataire doit immédiatement appliquer les recommandations de la CNIL en matière de sécurité et d’accès aux données.

 

LES RÈGLES DE SÉCURITÉ DE LA CNIL

l’accès à la base de données doit se faire à partir d’une adresse sécurisée (https)

l’hébergeur de la base de données doit garantir le respect de la confidentialité

la connexion à la base de données doit se faire à partir d’un identifiant personnel et individuel qui comprend des caractères spéciaux

les données ont une durée de conservation limitée qui varie selon les données

lors du traitement statistique aucune identification des personnes ne doit être possible

les services de l’Etat ne peuvent avoir accès qu’à des données anonymisées agrégées, c’est-à-dire uniquement en mode « consultation de statistiques ».